Seating plan de boda: cómo hacerlo, quién va en cada mesa y cuándo cerrarlo

Cómo hacer el seating plan de una boda, paso a paso

El seating plan se hace con la lista de invitados que han confirmado, no con la de invitados: cada mesa se llena con gente que de verdad va a ir. Cuenta con dos o tres tardes y seis pasos:

• Espera a la fecha límite de confirmación y recuerda a quien falte: un plano hecho con «a lo mejor» se rehace dos veces.
• Cuenta a los que vienen, con acompañantes y niños, y divide por el tamaño de las mesas del salón o la finca: 120 confirmados en mesas de 10 son 12 mesas, más la presidencial si va aparte.
• Agrupa a los invitados: familia de la novia, familia del novio, amigos del colegio, de la universidad, del trabajo. Cada grupo es una o dos mesas.
• Sienta primero la mesa presidencial y las de los padres, luego los grupos más grandes, y deja para el final a quien viene solo.
• Comprueba que ninguna mesa se pasa de lugares y que nadie se queda sin mesa.
• Manda el plano definitivo al catering y al salón, y prepara el cartel de la entrada y, si los van a usar, los nombres en cada sitio.

¿Cuándo se hace el seating plan de una boda?

El seating plan se empieza cuando ha pasado la fecha límite para confirmar, normalmente entre cuatro y seis semanas antes de la boda, y se cierra una o dos semanas antes: es el plazo que suelen pedir el catering y el salón para el número definitivo de cubiertos y la distribución de las mesas. Puedes dibujar los grupos grandes antes, pero no sientes a nadie con nombre hasta tener su respuesta (para recordárselo a quien tarda, mira cómo pedir la confirmación de asistencia). Cuando esté listo, basta un mensaje corto para mandárselo al catering con el PDF:

«Hola: les mando nuestro seating plan definitivo. Son la mesa presidencial de 6 y 12 mesas de 10, en total 126 cubiertos, con los 8 niños en la mesa 12. En el PDF va quién se sienta en cada mesa.»

Reglas para sentar a los invitados sin que nadie se ofenda

• Las parejas, juntas. La costumbre antigua de separarlas y alternar hombre y mujer ya casi no se sigue.
• Cada invitado tiene que conocer al menos a dos personas de su mesa: es la regla que más importa.
• Los padres y los abuelos, cerca de los novios; las personas mayores, lejos de los altavoces y cerca de la salida.
• Los niños pequeños, con sus padres; a partir de los 5 o 6 años, una mesa de niños cerca de ellos funciona bien.
• Quien no se lleva bien, en mesas alejadas y sin comentarlo: nadie necesita saber por qué.
• Nada de «mesa de solteros» obligatoria: funciona mejor una mesa de amigos con algo en común.

¿Quién se sienta en la mesa presidencial?

En la mesa presidencial clásica se sientan los novios con sus padres y, si no son ellos mismos, los padrinos; en México se le suele llamar mesa de honor. Cuando hay padres separados o familias muy grandes, muchas parejas la dejan solo para los padrinos o los testigos y sientan a cada familia en una mesa propia, justo al lado. Cada vez más novios prefieren una mesa solo para los dos, de cara a los invitados: nadie tiene que decidir quién entra y ustedes ven todo el salón.

Mesas redondas, imperiales o en U: ¿cuántas mesas necesitas?

Una mesa redonda de 1,80 m sienta a 10 o 12 personas y una de 1,50 m, a 8 o 10; en España la de 10 es la más habitual en fincas y salones, así que 120 invitados son unas 12 mesas. Las mesas imperiales, largas y rectangulares, se cuentan por metros: calcula unos 60 cm por invitado, es decir, diez personas en tres metros usando los dos lados. La distribución en U, con los novios en el centro, va bien en bodas de menos de 60 invitados; con más, se alarga y desde los extremos ya no se ve a los novios. Pide siempre al salón su plano y cuántas mesas tiene antes de repartir a nadie.

El cartel del seating plan: por mesas o por orden alfabético

El cartel del seating plan se puede hacer de dos maneras: mesa por mesa, con los nombres de cada una, o por orden alfabético, cada nombre con su número de mesa. La primera queda más bonita y funciona hasta unos cien invitados; con más, el orden alfabético ahorra colas, porque cada uno busca su nombre y no su mesa. Un cartel de 50 × 70 cm se lee bien a un metro; para más de 150 invitados, mejor un A1 o dos carteles. Los nombres de mesa (ciudades, viajes, canciones o botellas de vino con la etiqueta de cada mesa) ayudan a orientarse, siempre que el nombre también se vea bien en la mesa.

Hacer el seating plan en línea, gratis, con las confirmaciones

En QRinvites el seating plan sale directamente de las confirmaciones: cada invitado confirma en la invitación digital, con el nombre de cada acompañante, y aparece en la pestaña «Mesas» de tu panel. Creas cada mesa con un nombre y un número de lugares (10 por defecto), y cada confirmado sale en «Todavía sin mesa» con el grupo que le diste en la lista (familia, amigos, trabajo…); solo tienes que elegir su mesa. Los contadores «Sentados», «Sin mesa» y «Lugares creados» dicen cuánto te falta, una mesa que se pasa de lugares se marca en rojo y «Descargar PDF» te da cada mesa con sus comensales, para el catering o para quien haga el cartel. A quien te confirmó por teléfono lo añades a mano en la pestaña «Invitados». Los invitados no ven el seating plan: se queda en tu panel. Es gratis; pruébalo en el panel de una boda de 200 invitados (20 mesas de 10, ya llenas), o diseña tu invitación sin registrarte: la cuenta de Google solo se pide al publicar.