Hochzeitseinladung per WhatsApp verschicken: wann, wie und mit welcher Nachricht

Ist es unhöflich, die Hochzeitseinladung per WhatsApp zu verschicken?

Nein: Die Hochzeitseinladung per WhatsApp zu verschicken ist heute üblich, solange jede Nachricht persönlich ist. Unhöflich wirkt ein Link ohne ein Wort in einer Gruppe mit fünfzig Leuten. Schreib jedem Gast mit Namen, mit zwei, drei eigenen Sätzen und dem Link zur Einladung; bei Großeltern oder allen, die kaum aufs Handy schauen, ruf vorher an oder gib ihnen die gedruckte Karte mit QR-Code, damit ihre Antwort an derselben Stelle landet wie alle anderen.

Wann ihr die Einladung verschickt – und an wen zuerst

Die Einladung geht drei bis vier Monate vor der Hochzeit raus, mit einer Rückmeldefrist vier bis sechs Wochen vorher; reisen Gäste an, kommt die Save-the-Date-Karte sechs bis zwölf Monate vorher. Auch die Reihenfolge zählt: zuerst Trauzeugen und die engsten Menschen, persönlich oder am Telefon; dann die Familie, mit einem Anruf bei den Älteren vor der Nachricht; zum Schluss Freunde und Kollegen, alle in derselben Woche, damit niemand von anderen erfährt, dass die Einladungen schon raus sind.

Hochzeitseinladung per WhatsApp verschicken: Schritt für Schritt

• Öffne die Einladung vorher auf deinem eigenen Handy: Datum, Uhrzeit, Adresse von Standesamt, Kirche und Feier, das Formular für die Zusage.
• Schreib jedem Gast im Einzelchat. Eine Gruppe zeigt allen die Nummern aller anderen, was nicht jeder möchte, und füllt die Handys mit „Glückwunsch!“-Antworten.
• Bei vielen Gästen hilft eine Broadcast-Liste: Jeder bekommt die Nachricht im eigenen Chat, aber nur, wer deine Nummer in seinen Kontakten gespeichert hat.
• Füge den Link ein und warte kurz, bis die Vorschau erscheint (Titelfoto, eure Namen, Datum und Ort), bevor du auf Senden tippst: Ohne sie sieht die Nachricht aus wie irgendein Link.
• Schreib die Frist in die Nachricht selbst. „Gib uns bitte bis zum 10. Mai Bescheid“ bringt mehr Antworten als „wann es dir passt“.
• Notier dir, wem du sie geschickt hast. Bei zwanzig Gästen merkt man sich das, bei hundertfünfzig nicht.

Textvorlagen: die WhatsApp-Nachricht zur Hochzeitseinladung

• Familie: „Hallo Tante Petra! Jonas und ich heiraten am 14. Juni, und ohne dich können wir uns den Tag nicht vorstellen. Hier ist die Einladung mit allen Details: [Link]. Gibst du uns bis zum 10. Mai Bescheid? Liebe Grüße“
• Freunde: „Ja, du liest richtig: Wir heiraten! Am 14. Juni, und du musst dabei sein. Alles steht hier, zusagen geht mit einem Tipp: [Link]“
• Trauzeugen, nachdem ihr sie persönlich gefragt habt: „Danke noch mal, dass ihr Ja gesagt habt! Hier ist die offizielle Einladung mit den Zeiten für Standesamt und Feier: [Link]. Wegen des Polterabends melden wir uns extra.“
• Kollegen: „Hallo Sabine, wie schon erzählt: Lena und ich heiraten am 14. Juni. Wir würden uns sehr freuen, wenn du kommst; alle Details und die Zusage findest du unter diesem Link: [Link]“
• Jemand, von dem ihr lange nichts gehört habt: „Hallo Paul! Ich weiß, wir haben ewig nichts voneinander gehört, aber ohne dich einzuladen wollten wir nicht heiraten. Es ist der 14. Juni, alles steht hier: [Link]“
• Gäste mit Anreise: „Wir heiraten am 14. Juni am Bodensee! Wir schicken dir die Einladung früh, damit du die Reise planen kannst: Adressen, Zeiten und Zusage findest du hier: [Link]“

Wenn eure Einladung ein Bild oder ein PDF ist

Ein Bild oder ein PDF sieht im Chat schön aus, aber darauf antworten kann niemand: Der Text dazu muss sagen, wie man zusagt. Schick zuerst das Bild und in derselben Nachricht oder direkt danach den Link oder die Nummer für die Rückmeldung, mit Frist:

„Hier ist unsere Einladung! Zusagen könnt ihr bis zum 10. Mai hier – sagt uns bitte, wie viele ihr seid und ob jemand Allergien hat: [Link]. Danke!“

Per E-Mail oder auf Papier: für alle ohne WhatsApp

Die E-Mail passt für Gäste ohne WhatsApp und für Kollegen: ein klarer Betreff („Einladung zu unserer Hochzeit – 14. Juni“), derselbe kurze Text und der Link; schreibst du an mehrere auf einmal, setz die Adressen ins BCC. Ältere Gäste siezt du in der Mail wie auf der Karte. Für die Großeltern druckst du die Einladung mit dem QR-Code und „Zum Zusagen scannen“ aus: Du gibst sie persönlich ab oder schickst sie per Post, und ihre Antwort kommt an derselben Stelle an wie alle anderen. Der QR-Code ersetzt die Antwortkarte samt Briefmarke.

Die Erinnerung für alle, die noch nicht geantwortet haben

Eine Woche vor der Frist schreibst du nur denen, die noch nicht geantwortet haben, einzeln und ohne Vorwurf. Kommt zwei, drei Tage später immer noch nichts, ruf an: Dann ist das am schnellsten.

„Hallo Marie! Die Location will bis Freitag die endgültige Gästezahl, und uns fehlt nur noch deine Antwort. Bist du dabei? Geht in einer Minute hier: [Link]. Danke dir!“

Direkt aus dem Dashboard verschicken, mit fertiger Nachricht

Erstellst du die Einladung hier, ist das Verschicken schon vorbereitet. Leg sie im Editor an (kostenlos und zum Gestalten ohne Anmeldung); nach dem Veröffentlichen gibt dir das Dashboard deinen Link – derselbe für alle und für immer: Änderst du etwas, aktualisiert sich die Einladung von selbst –, den QR-Code zum Ausdrucken und einen Button „Per WhatsApp senden“, der die App mit einer fertigen Nachricht öffnet, mit euren Namen, dem Datum und dem Link; du wählst den Kontakt, änderst, was du willst, und schickst ab. In der Gästeliste fügst du die Namen ein, einen pro Zeile, siehst, wer noch nicht geantwortet hat, und jeder Ausstehende hat einen Button „Erinnern“ mit der fertigen Erinnerung. Schau es dir im Beispiel-Dashboard an und öffne die Beispiel-Einladung, um zu sehen, was ein Gast bekommt.

Fehler, die ihr beim Verschicken vermeiden solltet

• Den Link ohne ein Wort schicken: Er wirkt wie Werbung und bleibt ungeöffnet.
• Eine Gruppe mit allen Gästen anlegen: Jede Antwort klingelt auf fünfzig Handys, und alle sehen, wer eingeladen ist.
• In Wellen verschicken: die einen an einem Montag, die anderen drei Wochen später. Wer zuletzt dran ist, merkt es.
• Die Frist vergessen oder so knapp vor die Hochzeit legen, dass die Location nicht mehr warten kann.
• Eine Angabe korrigieren, indem ihr ein neues Bild schickt: Ist die Einladung ein Link, ändert ihr sie einmal, und alle sehen die richtige Angabe.

Vor dem Verschicken: der Text der Einladung selbst

Die WhatsApp-Nachricht begleitet die Einladung, sie ersetzt sie nicht. Für den Einladungstext selbst gibt es formelle, lockere und kirchliche Beispiele unter Hochzeitseinladung Text; wünscht ihr euch Geld, stehen Formulierungen und der richtige Platz für die IBAN unter Geld zur Hochzeit wünschen, die Frist unter Zusagen zur Hochzeit sammeln.