Zusage zur Hochzeit: Frist, Text für die Einladung und die Gästeliste
Die Zusagen entscheiden über Gedecke, Sitzplan und Shuttlebus. Sie gut einzusammeln ist einfach: eine klare Frist, die richtigen Fragen, ein freundlicher Text und ein einziger Ort, an dem alle Antworten ankommen.
Bis wann zur Hochzeit zusagen?
Verschickt die Einladung mit der Rückmeldung drei bis vier Monate vor der Hochzeit und setzt die Zusagefrist auf vier bis sechs Wochen vorher. So viel Vorlauf brauchen Location und Caterer meist für die finale Gästezahl; reisen viele Gäste an, legt die Frist früher.
Was ihr bei der Rückmeldung fragen solltet
Jede Frage zu viel ist ein Grund, es auf später zu schieben. Das Wichtigste:
- Zusage oder Absage, mit einem Tipp beantwortet.
- Wer mitkommt, mit dem Namen jeder Begleitperson: „+2“ hilft beim Sitzplan nicht.
- Das Menü jeder Person, falls es eine Auswahl gibt, und Allergien oder Unverträglichkeiten.
- Ob ein Platz im Shuttle gebraucht wird oder jemand zur Feier am Vorabend kommt – nur, wenn es das gibt.
Allergien sind Gesundheitsdaten: Fragt nur danach, wenn der Caterer sie wirklich braucht, und sagt, wofür.
Formulierungen: Text für Zusage oder Absage
- In der Einladung: „Bitte gebt uns bis zum 3. Mai Bescheid, ob ihr dabei seid.“
- Herzlich: „Wir freuen uns riesig auf euch! Sagt uns bis zum 3. Mai zu, damit wir euren Platz einplanen können.“
- Ohne Kinder: „Wir feiern unsere Hochzeit im Kreis der Erwachsenen. Danke für eure Rückmeldung bis zum 3. Mai.“
Ein Ort für alle Zusagen: keine drei Chats, kein Google-Formular
Sagen die einen per WhatsApp zu, die anderen am Telefon und die nächsten bei deiner Mutter, hast du am Ende drei Listen, die nicht zusammenpassen. Ein Google-Formular geht, hinterlässt aber eine Tabelle, die du von Hand mit Begleitpersonen, Menüs und Tischen abgleichen musst. Am besten funktioniert ein Formular direkt in der Einladung: Jeder Gast antwortet selbst, auch über den QR-Code auf der gedruckten Karte, und die Antwort wird mit seinem Namen gespeichert.
Die Gästeliste zur Hochzeit: diese Spalten braucht ihr
- Vor- und Nachname und von welcher Seite: Familie der Braut, des Bräutigams, Freunde oder Arbeit.
- Ob die Einladung schon raus ist und wie.
- Die Antwort: Zusage, Absage oder offen.
- Begleitpersonen, jede mit Namen.
- Menü und Allergien jeder Person.
- Tisch und Platz im Shuttle.
Ihr könnt sie als Excel-Vorlage führen, aber mit der Rückmeldung in der Einladung füllt sich diese Tabelle von selbst: Das Panel zählt Zusagen, offene Antworten, Menüs und Allergien, und als PDF ist sie sofort beim Dienstleister.
Erinnerung an Gäste, die noch nicht zugesagt haben
Eine Woche vor der Frist schreibt ihr nur denen, die noch nicht geantwortet haben. Eine kurze, persönliche Nachricht wirkt besser als eine an die ganze Gruppe, und mit dem Link vor Augen ist die Antwort in einer halben Minute erledigt.
„Hallo Tim! Wir geben dem Caterer bald die Gästezahl durch und uns fehlt noch deine Rückmeldung. Bist du dabei? Hier geht’s in einer Minute: [Link]. Danke dir!“
Was ihr mit den Antworten macht
Mit den Zusagen in einem Panel rechnet sich alles von selbst: Zusagen, Menüs nach Art, Allergien mit Namen und Busplätze. Von dort setzt ihr jeden Gast an seinen Tisch und ladet das PDF für jeden Dienstleister herunter. Seht es euch im Panel einer Hochzeit mit 200 Gästen an, und zum Thema Allergien lest wie ihr das Hochzeitsmenü plant.
Fangt mit der Einladung an
Die Rückmeldung steckt in der Einladung, also ist der erste Schritt, sie zu erstellen: so geht’s, und ihr könnt gleich im Editor loslegen, kostenlos und ohne Registrierung. Wie ein Gast sie bekommt, zeigt die Beispieleinladung.
Häufige Fragen
Bis wann sollte man zur Hochzeit zusagen?
Üblich ist eine Frist vier bis sechs Wochen vor der Hochzeit; die Einladung geht drei bis vier Monate vorher raus.
Was schreibt man als Zusage zur Hochzeit?
Kurz und herzlich: „Wir kommen sehr gern!“ – dazu, wer mitkommt, das Menü und Allergien. Mit dem Formular in der Einladung ist das in einer Minute erledigt.
Brauchen wir eine Gästeliste in Excel?
Nicht unbedingt: Antworten die Gäste in der Einladung, füllt sich die Liste mit Begleitpersonen, Menüs und Tischen selbst und lässt sich als PDF herunterladen.
Was tun, wenn Gäste nicht zusagen?
Eine persönliche Erinnerung eine Woche vor der Frist. Kommt dann noch nichts, ein Anruf – das geht am schnellsten.
Was kostet es, die Zusagen hier zu verwalten?
Nichts. Einladung, Rückmeldeformular und Panel sind kostenlos, mit einer Einladung pro Konto.
Wie dieser Ratgeber entsteht
Ihn schreibt das QRinvites-Team. QRinvites ist das kostenlose Werkzeug für eure Hochzeitswebsite und Einladung, gestaltet und betreut vom Studio Always Matters Agency.
Wir verfassen ihn mit Hilfe künstlicher Intelligenz auf Grundlage dessen, wie QRinvites funktioniert, und korrigieren ihn, wenn sich das Produkt ändert.
Er soll dir helfen, deine Einladung vorzubereiten: Jeder Schritt, den man in QRinvites erledigt, führt in den Editor, wo du ihn kostenlos machen kannst.
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