Confirmation de présence au mariage : texte, date limite et liste des invités
La confirmation de présence décide du nombre de couverts, du plan de table et des navettes. La demander bien est simple : une date limite claire, les bonnes questions, un texte aimable et un seul endroit où arrivent les réponses.
Quand demander la confirmation de présence
Envoyez le faire-part, avec la réponse en ligne, trois à quatre mois avant le mariage, et fixez la date limite un mois avant. C’est le délai que demandent en général le traiteur et le lieu de réception pour arrêter le nombre de couverts ; si beaucoup d’invités voyagent, avancez-la.
Quoi demander (et quoi éviter)
Chaque question en trop est une raison de remettre à plus tard. L’essentiel :
- S’il vient ou non, en un seul geste.
- Avec qui il vient, avec le prénom de chaque accompagnant : un « +2 » ne sert à rien pour le plan de table.
- Le menu de chacun, s’il y a le choix, et ses allergies ou intolérances.
- S’il a besoin de la navette ou vient au brunch du lendemain, seulement s’il y en a.
Les allergies sont une donnée de santé : ne les demandez que si le traiteur va s’en servir, et dites pourquoi.
Texte pour demander la confirmation de présence
- Classique : « Merci de nous confirmer votre présence avant le 14 mai. »
- Chaleureux : « Nous avons hâte de fêter ce jour avec vous ! Dites-nous avant le 14 mai si vous serez des nôtres. »
- Sans enfants : « Nous avons choisi une célébration entre adultes. Merci de nous répondre avant le 14 mai. »
Un seul endroit pour répondre : ni trois discussions ni Google Forms
Si certains répondent sur WhatsApp, d’autres par téléphone et d’autres à votre mère, vous finissez avec trois listes qui ne collent pas. Google Forms fonctionne, mais laisse un tableau à croiser à la main avec les accompagnants, les menus et les tables. Le plus simple est un formulaire dans le faire-part lui-même : chaque invité répond seul, même en scannant le QR code du carton, et sa réponse est enregistrée à son nom.
La liste des invités du mariage : les colonnes indispensables
- Nom et prénom, et de quel côté : famille de la mariée, du marié, amis ou travail.
- S’il a reçu le faire-part, et par quel moyen.
- Sa réponse : présent, absent ou en attente.
- Les accompagnants, chacun avec son prénom.
- Le menu et les allergies de chacun.
- La table et la place dans la navette.
Vous pouvez la tenir sur Excel, mais avec la réponse dans le faire-part ce tableau se remplit tout seul : le tableau de bord additionne présents, réponses en attente, menus et allergies, et vous le téléchargez en PDF quand un prestataire le demande.
Message de relance pour ceux qui n’ont pas répondu
Une semaine avant la date limite, écrivez seulement à ceux qui n’ont pas répondu. Un message court et personnel marche mieux qu’un message au groupe, et avec le lien sous les yeux, répondre prend trente secondes.
« Coucou Thomas ! On finalise le nombre de couverts avec le traiteur et il nous manque ta réponse. Tu seras là ? Tu peux répondre ici en une minute : [lien]. Merci ! »
Que faire des réponses
Avec les réponses dans un tableau de bord, les comptes se font seuls : présents, menus par type, allergies nominatives et places de navette. De là, vous placez chaque invité à sa table et téléchargez le PDF attendu par chaque prestataire. Voyez-le dans le tableau de bord d’un mariage de 200 invités, et pour les allergies, lisez comment préparer le menu de mariage.
Commencez par le faire-part
La confirmation se trouve dans le faire-part : la première étape est donc de le créer. Voici les étapes, et vous pouvez commencer maintenant dans l’éditeur, gratuitement et sans inscription. Pour voir ce que reçoit un invité, ouvrez le faire-part d’exemple.
Questions fréquentes
Combien de temps avant le mariage demander la confirmation de présence ?
Envoyez le faire-part trois à quatre mois avant et fixez la date limite de réponse un mois avant le mariage.
Quel texte écrire pour demander une confirmation de présence ?
Une phrase simple avec la date limite, par exemple « Merci de nous confirmer votre présence avant le 14 mai », et le lien pour répondre.
Faut-il une liste des invités sur Excel ?
Ce n’est plus nécessaire : si les invités répondent dans le faire-part, la liste avec accompagnants, menus et tables se remplit seule et se télécharge en PDF.
Que faire avec les invités qui ne répondent pas ?
Une relance individuelle une semaine avant la date limite. Sans réponse, un appel : à ce stade, c’est le plus rapide.
Combien coûte la gestion des réponses ?
Rien. Le faire-part, le formulaire de réponse et le tableau de bord sont gratuits, avec un faire-part par compte.
Comment ce guide est rédigé
Il est écrit par l’équipe QRinvites. QRinvites est l’outil gratuit pour créer le site et le faire-part de votre mariage, conçu et maintenu par le studio Always Matters Agency.
Nous le rédigeons avec l’aide de l’intelligence artificielle, à partir du fonctionnement réel de QRinvites, et nous le corrigeons quand le produit change.
Il est là pour vous aider à préparer votre faire-part : chaque étape réalisable dans QRinvites mène à l’éditeur, où vous pouvez la faire gratuitement.
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